Règlement pour les Exposants

Lieu, dates et horaires de l'exposition

Le congrès LASA2026 se tiendra à Paris, en France, à l'hôtel Marriott Rive Gauche Hotel & Conference Center. Le hall d'exposition sera ouvert aux participants au congrès le mercredi 27 mai de 12 h à 19 h, le jeudi 28 mai et le vendredi 29 mai de 9 h à 19 h, et le samedi 30 mai de 9 h à 13 h.

Installation et démontage

Sous réserve de modifications

Les exposants installeront leurs stands le mercredi 27 mai de 8 h à 12 h. Les exposants pourront démonter leurs stands le samedi 30 mai de 13 h à 15 h. Le démontage des stands doit être terminé pendant cette période. Le démontage anticipé n'est pas autorisé.

Attribution des emplacements

Le choix des stands peut être effectué au moment de l'achat via le système de réservation en ligne. Sinon, un emplacement sera attribué par le personnel de la LASA lors de la réception du formulaire de commande au format PDF. Les emplacements d'exposition ne peuvent être occupés et exploités que par l'exposant qui a effectué le paiement initial. Les meilleurs emplacements seront attribués aux sponsors, sous réserve de disponibilité au moment de l'achat.

Emplacement des stands

Chaque emplacement comprend deux tables disposées en forme de « L ». Chaque table est recouverte d'une nappe grise et mesure 180 cm (5,10 pieds) de long sur 75 cm (2,5 pieds) de large. Deux chaises sont fournies. La disposition est déterminée et préapprouvée par l'hôtel, veuillez ne pas réorganiser les tables. Certaines sont ouvertes, type « walk-in » ( _| ), tandis que d'autres sont fermées, type « walk-up »(|_). Veuillez sélectionner la configuration qui vous convient ou nous en informer. Le sol est recouvert de moquette et le hall bénéficie d'un éclairage naturel.

Les tables seront disposées dans un hall d'entrée. Bien qu'un service de sécurité soit assuré, nous vous recommandons de vous munir d'un tissu ou d'une toile pour couvrir vos tables lorsque le hall d'exposition sera fermé mais toujours accessible aux participants.

Électricité

Nous recommandons d'apporter vos propres adaptateurs pour les prises électriques européennes.

Envois à l'hôtel

LASA n'a actuellement pas de contrat avec un décorateur de salle d'exposition ou un transitaire. Les informations concernant les envois seront fournies, à l'approche du congrès, aux personnes qui achètent un espace pour leur stand.

Conditions d'admissibilité pour exposer et s'annoncer

Le contenu et le matériel exposés doivent être conformes à la discipline des Études Latino-américaines et au développement professionnel des chercheurs, des professionnels, des éducateurs et des étudiants. LASA se réserve le droit de restreindre les expositions et le matériel publicitaire qui ne sont pas conformes à la référence mentionnée ci-dessus et qui nuisent à l'intérêt général de l'exposition.

Frais de location et paiements

Le système de paiement en ligne vous permet de réserver un espace et de payer jusqu'à 30 jours plus tard, de demander une facture ou de payer au moment de votre commande. Les espaces qui n'auront pas été payés en totalité après 30 jours seront remis à disposition pour l'inventaire de l'exposition. La date limite d'achat est fixée au 27 mars 2026. Lorsque vous utilisez le Formulaire de Réservation, une facture vous sera envoyée dans un délai de deux semaines suivant votre commande et un espace vous sera attribué dès réception du paiement.

Annulation

Toute annulation avant le 1er avril 2026 donnera lieu à un remboursement, moins des frais de service de 20 %. Toute annulation après le 1er avril 2026 ne sera pas remboursée. LASA se réserve le droit de réorganiser la disposition des espaces si nécessaire. Si un exposant n'occupe pas l'espace réservé avant le mercredi 27 mai à midi, heure d'ouverture de la foire, l'espace pourra être réattribué par LASA sans obligation de remboursement. L'exposant arrivant après l'heure d'installation devra occuper un espace réattribué.

Inscription

L'inscription aura lieu avant le congrès. Vous devrez fournir les noms, numéros d'identification et adresses électroniques des membres de votre personnel chargé du stand. Un représentant de LASA ou de MaestroMeetings communiquera avec la personne de contact afin d'obtenir ces renseignements. Vous recevrez des instructions pour imprimer vos badges avant le congrès.

Trois (3) inscriptions gratuites seront offertes par stand. Les badges ne sont pas transférables et ne peuvent être portés que par les représentants des exposants ayant payé leur inscription. Seuls les représentants autorisés des stands seront admis dans le hall d'exposition pendant les heures d'installation et de démontage. Remarque : la participation au Congrès nécessite une inscription séparée. Les badges d'exposants ne donnent pas droit à la participation au Congrès.

Règles et règlement

Les exposants doivent se conformer à toutes les règles en matière d'incendie, de santé et de sécurité dans le bâtiment. Le matériel d'exposition supplémentaire doit être rangé correctement sous les tables, car aucun espace de stockage à l'extérieur du site n'est disponible. Ne bloquez pas les allées avec du matériel supplémentaire. Aucune construction susceptible d'obstruer la vue des stands adjacents n'est autorisée sur les côtés du stand. LASA se réserve le droit de demander le retrait de tout élément placé dans les allées.

Veuillez vous assurer que l'utilisation de l'espace autour de votre stand ne gêne pas la visibilité des tables des autres exposants. Évitez toute installation qui pourrait restreindre le passage aux participants.

Pendant les heures d'ouverture du salon, les exposants sont tenus de ne pas laisser leur stand sans surveillance. Il est interdit pendant le salon de céder ou de sous-louer l'espace qui vous a été attribué. Les exposants sont responsables de souscrire une assurance couvrant leurs biens. Les exposants comprennent que ni la LASA ni l'hôtel Marriott Rive Gauche ne sont responsables de fournir une assurance aux exposants.

Ventes et taxes

Les exposants qui effectuent des ventes pendant le congrès sont tenus d'obtenir une licence valide et de percevoir la taxe de vente (la TVA en France est de 5,5 % sur les ventes de livres) le cas échéant. Ils sont également responsables du respect de toutes les exigences commerciales et douanières en vigueur à Paris, en France.

Point de vente

Certaines plateformes peuvent ne pas fonctionner en Europe. Nous vous conseillons de rechercher la meilleure plateforme de vente avant votre arrivée. Une connexion Wi-Fi sera disponible dans le hall d'exposition.

Sécurité

LASA assurera la sécurité dans la zone d'exposition. Toutefois, ni la LASA ni l'hôtel Marriott Rive Gauche ne peuvent être tenus responsables des dommages causés aux biens, aux employés ou aux agents des exposants en raison d'un vol, d'un incendie, d'un accident ou de toute autre cause. L'exposant dégage par la présente la LASA et le Marriott de toute responsabilité de quelque nature que ce soit et s'engage à indemniser la LASA et le Marriott pour toute réclamation découlant des activités de l'exposant, de ses dirigeants et de ses employés.

Les tables seront disposées dans un hall d'entrée. Bien qu'un service de sécurité soit assuré, nous vous recommandons vivement de prévoir une protection pour vos tables lorsque le hall d'exposition sera fermé mais toujours accessible aux participants.  

Réceptions privées

Les exposants ne peuvent organiser ou accueillir des réceptions privées, des cocktails, des événements spéciaux ou d'autres réceptions sans l'accord du responsable des ventes de LASA. Pour demander un événement ou des services de restauration, veuillez contacter : exhibits@maestromeetings.org. Les réceptions doivent être programmées et planifiées à une heure et à un endroit qui ne perturbent pas les activités de la foire.

Dommages matériels

L'exposant est responsable des dommages causés par lui-même, ses agents, ses employés ou ses représentants aux sols, murs ou colonnes du bâtiment, à l'équipement standard du stand ou aux biens d'autres exposants. Il est interdit d'utiliser toute sorte de peinture, laque, adhésif ou autre revêtement sur les colonnes, le sol ou les murs du bâtiment, ou sur l'équipement du stand.

Personnel

Tous les travaux liés à l'espace d'exposition fourni doivent être effectués par le personnel de l'exposant et celui-ci doit être identifiable de manière visible. LASA ne sera pas responsable des frais ou suppléments liés aux services contractés par l'exposant.

Autres

Tous les points non couverts spécifiquement par le présent règlement sont soumis à la décision de LASA. LASA peut, à sa seule discrétion, apporter des modifications, des amendements ou des ajouts raisonnables au règlement du contrat. LASA informera les exposants par écrit de toute modification ou ajout au présent règlement.