Reglamento para Expositores
Lugar, fechas y horario de la exposición
El Congreso LASA2026 se celebrará en París, Francia, en el Marriott Rive Gauche Hotel & Conference Center. La sala de exposiciones estará abierta para los asistentes al congreso el miércoles 27 de mayo, de 12:00 a 7:00 p.m.; el jueves 28 de mayo y el viernes 29 de mayo, de 9:00 a.m. a 7:00 p.m.; y el sábado 30 de mayo, de 9:00 a.m. a 1:00 p.m.
Instalación y desmontaje
Sujeto a cambios
Los expositores montarán sus estands el miércoles 27 de mayo, de 8:00 a.m. a 12:00 p.m. Los expositores podrán desmontar sus exposiciones el sábado 30 de mayo, de 1:00 a 3:00 p.m. El desmontaje de los estands deberá completarse durante ese horario. No se permite el desmontaje anticipado.
Asignación de espacios
La selección de los estands puede realizarse en el momento de la compra a través del sistema de reserva en línea. Si no, el personal de LASA asignará un espacio una vez recibido el formulario de reserva en PDF. Los espacios de exposición solo podrán ser ocupados y gestionados por el expositor que haya efectuado el pago correspondiente. Las mejores ubicaciones se asignarán a los patrocinadores, siempre que estén disponibles en el momento de la compra.
Espacio de los estands
Cada espacio incluye dos mesas dispuestas en forma de «L». Cada mesa está cubierta con un mantel gris y mide 180 cm (5,10 pies) de largo por 75 cm (2,5 pies) de ancho. Se incluyen dos sillas. La distribución ha sido previamente determinada y aprobada por el hotel, por lo que se ruega no reorganizar las mesas. Algunos espacios tienen una configuración abierta, tipo «walk-in» ( _| ), y otros cerrada, tipo «walk-up» (|_). Seleccione la que más le convenga o háganoslo saber. El suelo está alfombrado y el espacio cuenta con luz natural.
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Las mesas estarán en un espacio común dentro del centro de convenciones. Aunque se contará con servicio de seguridad, recomendamos llevar una lona o una tela para proteger los materiales cuando el área de exposiciones esté cerrada, pero aún accesible a los participantes..
Electricidad
Recomendamos que traigan sus propios adaptadores para las tomas de corriente europeas.
Envíos al hotel
LASA no tiene actualmente contratado ningún decorador de salas de exposiciones ni empresa de transporte. Se proporcionará información sobre envíos a medida que se acerque la fecha del congreso a quienes adquieran un espacio para su estand.
Requisitos para exponer y anunciarse
El contenido y el material expuesto deben ser coherentes con la disciplina de los Estudios Latinoamericanos y el desarrollo profesional de académicos, profesionales, educadores y estudiantes. LASA se reserva el derecho de restringir las exposiciones y los materiales publicitarios que no sean coherentes con la referencia mencionada anteriormente y que interfieran con el interés general de la exposición.
Tarifas de alquiler y pagos
El sistema de pago en línea le permite reservar un espacio y pagar hasta 30 días después, solicitar una factura o realizar el pago en el momento de la reserva. Los espacios que no se hayan pagado en su totalidad después de 30 días serán liberados y puestos nuevamente a disposición en el inventario de la exposición. La fecha límite para realizar la compra es el 27 de marzo de 2026. Al utilizar el Formulario de Reserva, recibirá una factura en un plazo de dos semanas a partir de la recepción de su pedido. Se le asignará un espacio una vez recibido el pago.
Cancelación
Cualquier cancelación antes del 1 de abril de 2026 se reembolsará descontando un 20 % en concepto de gastos de gestión. No se efectuarán reembolsos por cancelación después del 1 de abril de 2026. LASA se reserva el derecho de reorganizar la disposición de los espacios en caso de ser necesario. Si un expositor no ocupa el espacio contratado antes de las 12:00 p.m. del miércoles 27 de mayo, momento de apertura de la feria, LASA podrá reasignar el espacio sin obligación de reembolso. Los expositores que lleguen después de la hora de montaje deberán ocupar un espacio alternativo.
Inscripción
La inscripción deberá realizarse antes del Congreso, enviando los nombres, números de identificación y direcciones de correo electrónico del personal de la exposición. Un representante de LASA o MaestroMeetings se pondrá en contacto con la persona de contacto para recopilar esta información. Las instrucciones para imprimir las credenciales se enviarán antes del inicio del Congreso.
Se proporcionarán tres (3) inscripciones gratuitas por estand. Las credenciales no son transferibles y solo podrán ser utilizadas por los representantes del expositor que haya realizado el pago correspondiente.
Solo se permitirá el acceso al salón de exposiciones a las y los representantes autorizados de los estands durante las horas de instalación y desmontaje. Nota: La participación en el Congreso requiere una inscripción independiente. Las credenciales de expositores no dan derecho a participar en el Congreso.
Normas y reglamentos
Los expositores deben cumplir con todas las normativas de seguridad, salud y prevención de incendios del edificio. El material de exposición adicional debe guardarse adecuadamente debajo de las mesas, ya que no se dispone de espacio de almacenamiento externo. No bloquee los pasillos con material extra. No se permite instalar estructuras laterales del estand que obstruyan la visibilidad de los estands adyacentes. LASA se reserva el derecho de solicitar la retirada de cualquier elemento colocado en los pasillos.
Asegúrese de que el uso del espacio alrededor de su estand no interfiera con la visibilidad de las mesas de otros expositores. Evite cualquier montaje que restrinja el paso de los asistentes.
Durante el horario de la exposición, los expositores no podrán abandonar sus stands sin supervisión. Queda prohibido ceder o subarrendar cualquier espacio asignado durante la exposición. Los expositores son responsables de contratar un seguro que cubra sus bienes. Los expositores entienden que ni LASA ni el Hotel Marriott Rive Gauche son responsables de proporcionar un seguro a los expositores.
Ventas y tasas
Los expositores que realicen ventas durante el Congreso deben obtener una licencia válida y cobrar el impuesto sobre las ventas (el IVA aplicable a la venta de libros en Francia es de 5,5 %) si procede. También son responsables del cumplimiento de todos los requisitos comerciales y aduaneros vigentes en París, Francia.
Punto de venta
Es posible que no todas las plataformas funcionen en Europa. Le recomendamos que busque la mejor plataforma de venta antes de su llegada. Habrá conexión Wi-Fi disponible en el área de exposición.
Seguridad
LASA proporcionará seguridad en el área de exposición. Sin embargo, ni LASA ni el Marriott Rive Gauche se hacen responsables de los daños o perjuicios causados a la propiedad, personal o representantes de los expositores como consecuencia de robos, incendios, accidentes u otras causas. El expositor exime a LASA y al Marriott de cualquier reclamación de cualquier tipo y naturaleza y se compromete a indemnizar a LASA y al Marriott por cualquier reclamación generada por las actividades del expositor, sus directivos y el personal.
Las mesas estarán en un área común. Aunque se proporcionará seguridad, recomendamos llevar una cubierta para proteger los materiales cuando la sala de exposiciones esté cerrada, pero siga siendo accesible para los participantes.
Eventos privados
Los expositores no podrán programar ni celebrar eventos privados, cócteles, eventos especiales u otros actos de hospitalidad sin el consentimiento previo de la dirección de ventas de exposiciones de LASA. Para solicitar la organización de un evento o servicios de catering, escriba a: exhibits@maestromeetings.org. Los actos sociales deberán programarse y planificarse en un horario y lugar que no interfieran con las actividades de la feria.
Daños a la propiedad
El expositor será responsable de cualquier daño causado por él mismo, sus agentes, empleados o representantes a los suelos, paredes o columnas del edificio, al equipamiento estándar del estand o a la propiedad de otros expositores. Está prohibido utilizar cualquier tipo de pintura, lacas, adhesivos u otros revestimientos en las columnas, suelos o las paredes del edificio, o en el equipamiento del estand.
Personal
Todo el trabajo dentro del espacio de exposición proporcionado deberá ser realizado por personal propio del expositor, que deberá llevar una identificación visible de su condición de representante de la empresa. LASA no se hará responsable de ningún gasto o cargo adicional derivado de servicios contratados por el expositor.
Otros
Todos los puntos no cubiertos específicamente por este reglamento estarán sujetos a la decisión de LASA. LASA podrá, a su entera discreción, realizar cambios, modificaciones o adiciones razonables al Reglamento del Contrato. LASA notificará por escrito a los expositores cualquier cambio o adición a este reglamento.